내용증명 이란 무엇이고? 효력 작성방법 보내는법 총정리

살다보면 회사에서나 개인에게 내용증명 이라는 우편물이 도착해서 받아보는 경우가 종종 생기는데요. 내용증명이란 무엇이고 어떤 효력이 있는지 등에 대해서 알아보겠습니다.

 

내용증명 이란?

 

내용증명은 특정 내용을 증명하고자 할 때 사용하는 공문서입니다. 이는 국가 기관이나 법원에서 인정하는 공식적인 증명 수단으로, 자신이 보낸 내용에 대한 증명을 남길 수 있습니다.

 

내용증명은 발송인이 작성한 등본을 우체국에 보내 '어떤' 내용의 문서를 '언제', '누구에게' 발송하였는지를 우체국장이 증명하는 제도입니다. 내용증명은 민사소송 단계로 넘어가기 전 상대방에게 사실관계(정확히는 의사표시)를 증명하는 용도로 실질적인 법적조치의 시작 단계라고 할 수 있습니다. 강제집행이라는 결과를 수반하는 대부분의 분쟁은 이 내용증명 제도로 스타트를 끊는다고 볼 수 있습니다.

 

 

내용증명을 작성하는 방법은 다음과 같습니다:

1. 내용증명용지에 작성하고자 하는 내용을 정확하게 적어야 합니다. 이때, 주요 사항과 요지를 명확하게 전달해야 합니다.

2. 직접 작성하는 대신, 우체국의 내용증명 작성 서비스를 이용할 수도 있습니다.

 

내용증명의 형식

 

내용증명은 정해진 형식이 없으나 요건을 충족해야지만 접수할 수 있는데요. 우체국에서는 접수 요건만 갖춰 온다면 원본과 등본의 일치여부만을 검사할 뿐, 내용이나 형식으로 접수 거부를 하지 않습니다. 내용증명에서 가장 중요한 것은 내용문서 안에 발송인 및 수취인의 성명과 주소가 명확하게 표시되어 있어야 한다는 점 입니다.

 

 

우편법 시행규칙에 의하면 내용증명우편물은 다음과 같이 작성하여야 한다고 나오는데요.

• 내용증명우편물은 한글, 한자 또는 그 밖의 외국어로 자획을 명료하게 기재한 문서(첨부물을 포함한다. 이하 같다)인 경우에 한하여 취급하며, 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용의 문서 또는 문서의 원본(사본을 포함한다. 이하 같다)과 등본이 같은 내용임을 일반인이 쉽게 식별할 수 없는 문서는 이를 취급되지 않는다.(제46조제1항) 여기에는 숫자·괄호·구두점이나 그 밖에 일반적으로 사용하는 단위 등의 기호를 함께 기재할 수 있다. (제2항)
• 내용문서 원본 및 그 등본 2통을 제출하여야 한다.(제48조제1항)
• 내용문서의 원본 및 등본은 A4 용지를 사용하여 작성하되, 등본은 내용문서의 원본을 복사한 것이어야 한다.(제49조)
• 내용증명우편물의 내용문서 원본, 그 등본 및 우편물의 봉투에 기재하는 발송인 및 수취인의 성명ㆍ주소는 동일하여야 한다.(제51조)
• 내용증명으로 보내는 문서의 제목을 ‘내용증명’, ‘내용통지’ 등으로 하는 경우가 많으나, ‘통지서’, ‘최고서’ 등 적당한 제목으로 붙여도 상관없다.

내용증명의 작성기준

• 내용문서의 원본 및 등본은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제7조제6항에 따라 가로 210㎜, 세로 297㎜의 용지(이하 "기준용지"라 함)를 사용하여 작성하되, 등본은 내용문서의 원본을 복사한 것이어야 합니다(「우편법 시행규칙」 제49조제1항)
• 내용문서의 원본 또는 등본의 문자나 기호를 정정·삽입 또는 삭제한 때에는 “정정”·“삽입” 또는 “삭제”의 문자 및 자수를 난외(欄外) 또는 말미 여백에 기재하고 그 곳에 발송인의 도장 또는 지장을 찍거나 서명을 해야 합니다(「우편법 시행규칙」 제50조제1항)
•  내용증명우편물의 내용문서 원본, 그 등본 및 우편물의 봉투에 기재하는 발송인 및 수취인의 성명·주소는 같아야 합니다(「우편법 시행규칙」 제51조제1항)

내용증명 작성방법

 

• A4용지를 기준으로 육하원칙에 따라 전달 내용을 알기 쉽게 작성합니다.
• 내용증명서 상단 또는 하단에 보내는 사람과 받는 사람의 주소와 성명을 써야 합니다.
• 작성된 내용증명서는 통상 3부가 필요합니다.
• 1통은 원본으로 사용되고 2통은 등본으로 사용됩니다.
• 내용증명서 봉투에 내용증명서에 쓴 보내는 사람과 받는 사람의 주소와 성명을 동일하게 합니다.

내용증명 보내는 방법

 

내용증명을 보내는 방법은 다음과 같습니다:

1. 작성한 내용증명을 우체국에 제출하고, 수수료를 납부합니다.

2. 우체국은 내용증명을 수신인에게 전달하고, 수신 확인을 받습니다.

 

 

내용증명 우편을 보내기 위해서는 똑같은 내용의 문서 3통이 필요합니다. 3통 중 1통은 우체국이 보관, 1통은 발신자가 보관, 나머지 1통을 수신자에게 발송함으로써 해당 내용의 문서가 발송되었음을 증명할 수 있는 것인데요. 다만 이때 발송인은 3년 이내의 기간에 한하여 우체국에 관련 증명을 요구할 수 있습니다.

 

내용증명의 발신 자체는 어렵지 않은데요. 인터넷우체국을 통하여 전자문서 형식으로 제작, 발송할 수도 있고 우체국에 같은 내용의 문서 3장을 준비하여 방문해 내용증명 보낼 거라고 하면 알아서 절차를 안내해 주고 이 내용을 따라서 쉽게 발송할 수 있습니다.

 

내용증명 효력

 

내용증명의 효력은 다음과 같습니다:

- 보낸 사람은 내용증명을 보냈다는 사실과 그 내용을 증명할 수 있습니다.

- 수신인이 내용증명을 받았다는 사실을 증명할 수 있습니다.

- 내용증명은 법적 분쟁이 발생할 경우 증거로 사용할 수 있습니다.

 

 

법률상 권리 의무의 변경에 관하여 의사표시는 당연히 말로도 할 수 있지만 문제가 발생하였을 경우 이를 증명하기란 매우 어렵습니다. 민사 문제에 있어서는 계약기간, 소멸시효, 취소권 행사 등 제척기간 문제와 같이 기간에 매우 민감한 문제가 있는데 언제 그와 같은 의사표시를 상대방에게 했고 언제 상대방에게 그 의사표시가 도달했는지가 중요한 쟁점이 될 때가 많습니다.

 

그렇기 때문에 발송인은 소송 등에 대비하여 내용증명을 보냄으로써 추후 증거제출을 용이하게 하고 나아가 상대방에게 미리 같은 내용의 문서를 보냈음을 충분히 증명할 수단을 큰 비용을 들이지 않고 마련함으로써 상대방의 주의를 환기하고 증거를 감추는 등의 행동을 하지 못하게 억제할 수 있습니다.

 

 

내용증명에 뚜렷한 형식이 있는 것은 아니지만, 단순히 상대방에 대한 한풀이 용도로 내용증명을 보내거나 길고 장황한 글을 보내는 것은 적절하지 않으며, 특히 상대방이 일체 납득할 수 없는 내용을 보내는 것도 바람직하지 않습니다. 개개인의 사건에 따라 내용증명에 꼭 들어가야 할 내용은 당연히 천차만별로 달라질 수밖에 없으므로 무슨 내용을 써야 할지 감이 오지 않는다면 법률 전문가 등의 도움을 받아서 내용을 작성하는 것이 좋을 것 같습니다.

 

내용증명 받았을 때

 

내용증명을 받았다고 해서 그 자체로 강제집행 등 공권력이 개입되는 일은 없습니다. 내용증명을 증빙하고 보내는 우체국도 해당 내용의 문서를 해당 일에 보냈다 정도만 증명해 줄 수 있지 그 안에 담긴 내용이 진실인지 여부에는 개입하지 않습니다.

 

하지만 내용증명 발송은 가장 기본적인 증거 확보 방법이자 발송인이 소송 제기 전 준비단계가 되는 경우가 많으므로 내용증명을 받은 경우에는 해당 내용을 수신인이 인정하지 않거나 발신인의 요구사항에 따르지 않을 경우 소송제기가 충분히 가능하다는 점을 의식하고 발신인의 주장이 일리 있는 경우 합의와 화해를 꾀하여 분쟁을 방지하는 것이 가장 바람직할 듯 합니다.

 

만일 발신인의 주장이 터무니없는 것이라면 미리 증거 등 자료를 준비해서 소송에 대비하면서 법률전문가의 자문을 받는 것도 좋은 방법입니다. 또한 상대방이 소송 등 분쟁을 예정하고 있는 경우라면 적극적으로 우리 쪽의 입장을 밝히는 내용의 답신을 마찬가지로 내용증명으로 보내는 것도 좋습니다.